RAS Salud 1 y 2 (viejo)

Lección 1 de Pago de Honorarios: Imputación del pago de la Obra Social

En esta lección aprenderás a imputar y generar las liquidaciones a los profesionales (incluyendo las prácticas que les fueron debitadas), una vez que la obra social pagó la factura correspondiente.

 

El proceso de "imputación de pago de la obra social" o "liquidación a profesionales" es el proceso mediante el cual se asignan montos de dinero a los profesionales, una vez que la obra social pagó una factura. La asignación depende de la cantidad y valores de las prestaciones hechas por cada profesional y facturadas en dicha factura.

La imputación de pago de obra social puede ser parcial. Sucede cuando la obra social debitó algunas prestaciones debido a errores administrativos. También, sucede cuando la factura se pagará en 2 veces.

Antes de continuar con la explicación del proceso de imputación, es necesario revisar el vocabulario que interviene aquí:

  • Imputación: es el proceso por el cual a un pago de la obra social es desglosado por profesional, discriminando lo pagado y lo debitado.
  • Liquidación a profesional: es el resultado de la imputación y consiste en un informe que determina que prácticas se le pagaron al profesional y cuales se le debitaron. Si tuvo alguna retención y de que monto finalmente quedó la operación de imputación.
  • Porcentaje de retención: es el porcentaje que se le descontará al profesional para cubrir gastos comunes de la institución. Como por ejemplo: gastos por gestión de cobro a la obra social, alquiler de instalaciones, gastos de mantenimiento, etc.
  • Monto de retención: es el monto neto que queda en la institución médica para los gastos comunes. Surge de aplicar el "porcentaje de retención" al "monto imputado". Ese monto sale del dinero que depositó la obra social.
  • Monto disponible para imputar: es el monto que va quedando de resto, cada vez que se hace una liquidación. La primera vez que se inicia el proceso de imputación, es igual al monto pagado por la factura, excluyendo el IVA.

El proceso de imputación de pago de obra social, o liquidación a profesionales, consta de los siguientes pasos:

  • Paso 1: selección de la factura a imputar.
  • Paso 2: Selección de montos, profesionales y retenciones.
  • Paso 3: Discriminación de los pagos.
  • Paso 4: Generar la liquidación.

Paso 1: Selección de la factura a imputar

Una vez registrado el pago de la obra social, ver "lección 3 de facturación: registro de pago de la obra social", se habilita el proceso de imputación a la factura, que comienza al elegir la factura a imputar.

Para la selección de la factura, hay que ir al menú de la izquierda, en la opción de "Lista de facturas para imputar". Allí aparecerán todas las facturas que tienen cargado algún pago y se encuentran sin imputar o fueron imputadas parcialmente.

Seleccione alguna factura que se encuentre en el estado "Lista para imputar" o "Parcialmente imputada". Éste último estado se refiere a cuando el proceso de liquidación anterior, quedó a mitad de realizado.

Selección de Factura a Imputar

Las facturas a obras sociales tienen los siguientes estados principales:

  • "Facturada". Indica que se hizo la factura a la obra social y se está esperando el ingreso en el sistema del pago correspondiente.
  • "Lista para imputar". Esto indica que se cargó un pago a esa factura, y está esperando ser imputada.
  • "Parcialmente imputada". Esa factura ya tiene liquidaciones a los profesionales asociadas, aunque queda un monto de dinero pendiente sin imputar.
  • "Imputada". Esta factura ya fue imputada totalmente en liquidaciones a profesionales.

Paso 2: Selección de montos, profesionales y retenciones

Una vez elegida la factura a imputar, se pasa a la pantalla de "Imputación y liquidación de factura".

Esta pantalla está dividida en 2 partes. La parte de arriba, permite seleccionar el monto a imputar y retenciones a aplicar. La parte de abajo, muestra la imputación práctica por práctica para generar la liquidación.

Comenzando por la primera parte de la pantalla, lo primero que hay que realizar es seleccionar el monto disponible para imputar. Este monto al inicio será igual al monto que se registró en el pago de la factura de la obra social, excluyendo el IVA, débitos y gastos administrativos.

Parte superior de la pantalla de imputación para cargar los montos

El monto disponible para imputar se actualiza con cada liquidación: cada vez que se realiza alguna, el monto disminuye en la proporción de "monto liquidado" menos la "retención aplicada".

Una de las características de la imputación, es que puede realizarse para uno o para todos los profesionales al mismo tiempo.

Para hacer la rendición por solo 1 profesional, hay que seleccionar dicho profesional en la lista desplegable de "Filtro de Profesional". Allí aparecerán todos los profesionales a los que falta generarle la rendición en esa factura.

NOTA: Resulta conviene realizar la imputación profesional por profesional cuando varía el monto de retención a aplicar entre ellos. Caso contrario, es conveniente hacer la imputación para todos los profesionales al mismo tiempo.

Cálculo del porcentaje de retención

El porcentaje de retención es el porcentaje que se le descontará al profesional para cubrir gastos comunes de la institución. Como por ejemplo: gastos por gestión de cobro a la obra social, alquiler de instalaciones, gastos de mantenimiento, etc.

Es común que ese porcentaje englobe varios ítems para descontarle al profesional:

  • Porcentaje que cobra la institución por tareas administrativas. Por ej 17%
  • Porcentaje de pago de ingresos brutos. Por ej, 3,5%
  • Porcentaje de pago de los gastos administrativos facturados por la obra social (común en las centralizadoras) por gestionar el pago. Por ej, 4.5%

Para calcular el porcentaje a aplicar, solo se debe sumar todos los porcentajes. Para el ejemplo anterior, el porcentaje de retención sería 25% que surge de 17% + 3.5% + 4.5%.

Es muy recomendable agregar un comentario de porque se aplica esa retención. Este detalle aparecerá en la impresión de la liquidación que se llevará el profesional, dejándole claro que es lo que se pagó y cuanto se le retuvo.

Cálculo del porcentaje de gasto administrativo

De todos los ítems, el porcentaje de gastos administrativos, es el más difícil de calcular. Se le llama gasto administrativo al costo que cobra la obra social (o centralizadora) por gestionar el pago ante la obra social.

Normalmente, la obra social (o centralizadora) genera una factura hacia la institución por el gasto administrativo cobrado.

Para calcularlo el porcentaje se necesita saber:

  • Porcentaje del IVA en la factura hecha a la obra social. Comúnmente es 0% o 10,5%.
  • Monto total que pagó la obra social.
  • Monto neto de los gastos administrativos.

Lo primero que se hace es calcular el monto neto que pagó la obra social. Esto surge de dividir el monto total que pagó la obra social en el iva:

Monto neto que pagó la obra social = monto total que pagó la obra social / (1 + porcentaje del IVA en la factura hecha a la obra social)

Por ejemplo, para un monto total de $1000 pagado por la obra social, con una factura hecha con 10.5% de IVA:

Monto neto que pagó la obra social = $ 1000 / (1 + 10.5%) =$ 904

Finalmente, el cálculo del porcentaje de gasto administrativo, es la división entre los 2 montos netos calculados:

Porcentaje de gasto administrativo = monto neto de los gastos administrativos / monto neto que pagó la obra social * 100

Por ejemplo, para un monto neto de gasto administrativo de $45,20, el porcentaje es:

Porcentaje de gasto administrativo = $ 45,20 / $ 904 * 100 = 5%

NOTA: El porcentaje de gasto administrativo debe sumarse en el porcentaje de retención.

Paso 3: Discriminación de los pagos

Siguiendo con la parte de abajo de la pantalla de "imputación y liquidación de factura", se muestra la imputación práctica por práctica para generar la liquidación.

La información que se muestra de cada prestación es:

  • Profesional: que la realizó.
  • Nro. de Orden: orden interna asociada.
  • Práctica: realizada en esa prestación. Recordar que en una misma orden pueden haber varias prácticas.
  • Paciente: que se hizo la prestación.
  • Monto facturado: valor de la prestación que se facturó a la obra social.

Adicionalmente, se debe editar la información que aparece en las siguientes columnas por cada prestación:

  • Monto imputado: monto que pagó esa obra social. El valor depende de las situaciones que se verán a continuación.
  • Acción: que se tomará con esa prestación. Puede que haya sido "Pagado", "Debitado" o que el "pago esté pendiente". El valor depende de las situaciones que se verán a continuación.
  • Comentario: explicación adicional para el profesional que recibirá la liquidación de lo que sucedió con esa prestación. Es Obligatorio cargarla cuando se trata de débitos.

Parte inferior de la pantalla de imputación para definir el pago

Todas las columnas pueden ordenarse. Basta con hacer click en la cabecera donde aparece el nombre de la columna. La primera vez ordenará alfabéticamente. Al hacer click de nuevo, se ordenará en forma alfabética inversa.

Al recibir el desglose de lo que pagó la obra social, puede suceder una de las siguientes situaciones con cada prestación facturada:

  • La obra social pagó la práctica. Que es la situación normal.
  • La obra social debitó la práctica y puede ser refacturada. Casos en donde faltó la firma del paciente o el diagnóstico del profesional.
  • La obra social debitó la práctica y NO puede ser refacturada. Cuando se hizo la práctica y no estaba convenida, o la autorización fue rechazada.
  • La obra social pagó parcialmente la práctica o debitó una parte del monto. Casos en los que se facturó a la obra social más de lo convenido.
  • La obra social no pagó ni debitó la práctica. Quedó como un pago pendiente para el futuro.

Caso 1: La obra social pagó la práctica

Este es el caso normal, donde la obra social pagó el monto que se le facturó por esa prestación.

Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:

  • Que el "monto imputado" es igual al "monto facturado",
  • La "acción" está en el modo "pagado".

Por defecto, el sistema muestra esta situación normal para todas las prestaciones, así se cargan solo las excepciones (débitos) y se acelera el tiempo de imputación.

Caso 2: La obra social debitó la práctica y puede ser refacturada

Esta situación se da cuando faltó algunos de los siguientes datos: la firma del paciente en la orden, la firma del profesional, el diagnóstico, el número de autorización, algún dato afiliatorio del paciente.

La obra social espera que esa prestación sea corregida con los datos faltantes y sea presentada nuevamente. Por lo general, se hace una factura exclusiva que contiene solo las prestaciones debitadas y corregidas.

Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:

  • La "acción" está en el modo "debitado".
  • Hay un "comentario" explicando la razón del débito.

Luego de haber generado esta liquidación, la prestación queda marcada en el sistema como "debitada".

Para poder refacturar esta prestación (ya habiendo corregido la orden con las firmas faltantes), hay que marcar en el sistema para poder ser refacturada. Para ello:

  • Ir al menú de la izquierda "Editar orden" de la sección de "facturación".
  • Ingresar el número de orden de la prestación que fue debitada y presionar buscar.
  • Editar el estado de la orden a "Refacturar a la obra social".

Finalmente, en la pantalla de facturación, se puede filtrar por el ESTADO de la orden "A Refacturar" para hacer una factura solo con las prestaciones debitadas en su momento.

Caso 3: la obra social debitó la práctica y NO puede ser refacturada

Esta situación sucede cuando:

  • Se hizo la práctica y no estaba convenida con la obra social, o
  • nunca se pidió a autorización para hacer la práctica, o salió rechazada.

Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:

  • La "acción" está en el modo "debitado".
  • Hay un "comentario" explicando la razón del débito.

Luego de haber generado esta liquidación, la prestación queda marcada en el sistema como "debitada".

Para marcar que esa prestación no podrá cobrarse:

  • Ir al menú de la izquierda "Editar orden" de la sección de "facturación".
  • Ingresar el número de orden de la prestación que fue debitada y presionar buscar.
  • Editar el estado de la orden a "Debitada permanentemente".

Caso 4: La obra social pagó parcialmente la práctica o debitó una parte del monto

Esta situación se da cuando:

  • Se facturó a la obra social más de lo convenido.
  • Se facturó con un código de prestación diferente, aunque relacionados.
  • El convenio estaba desactualizado al momento de hacer la facturación.

Se entiende que en estos casos, el monto pagado es definitivo y no se puede reclamar el faltante.

Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:

  • Que el "monto imputado" es el monto que pagó la obra social. Generalmente, es menor al "monto facturado".
  • La "acción" está en el modo "pagado".
  • Hay un "comentario" explicando la razón del pago parcial.

NOTA: que el monto a ingresar por el pago de la obra social, está libre de los gastos administrativos. Los gastos administrativos se debitan globalmente en el monto de retención.

Caso 5: La obra social no pagó ni debitó la práctica

Esta situación se da cuando la obra no pagó la factura completa, y dejó para una segunda oportunidad el pago de otras prestaciones facturadas.

Para que quede reflejado en el sistema, se debe verificar:

  • La "acción" está en el modo "pago pendiente".

Cuando se genere la liquidación, esta prestación no aparecerá. Solo aparecerá cuando la prestación haya sido pagada, pagada parcialmente o debitada.

Paso 4: Generar la liquidación

Finalmente, una vez detallada las prestaciones y las acciones a tomar, se pocederá a generar la liquidación.

Simplemente hace falta corroborar los datos ingresados y presionar el botón de "Generar liquidación". Los datos a corroborar son:

  • Monto imputado hasta el momento. Es el monto que se va a pagar sin contar las retenciones. Es la suma de los montos imputados que están con la acción de "Pagado" que figura en las prestaciones detalladas.
  • Monto de retención. Es la aplicación del porcentaje al monto imputado.
  • Liquidación Final. Es la resta del monto imputado menos el monto de retención. Este es el monto que se pagará finalmente al profesional.

Para VER e IMPRIMIR las liquidaciones generadas puede usarse algunas de las siguientes opciones del menú de la izquierda:

  • Liquidaciones pendientes: son liquidaciones hechas y que aún no se genera la orden de pago.
  • Liquidaciones por obra social.
  • Historial de liquidaciones. Permite filtrar por Profesional y por rango de fecha las liquidaciones hechas.

En cualquiera de los casos, debe hacerse click en el botón de "Ver" que figura en la liquidación.

Posteriormente, puede revisarse la Cuenta Corriente del profesional para ver la acreditación de la liquidación.

NOTA: al generar la liquidación, puede aparecer el mensaje "la cuenta no existe". Lo que quiere decir es que la cuenta corriente de algunos de los profesionales no está creada.
Para crear una cuenta corriente de Profesional, hacer lo siguiente:
  • Ir al menú Cuentas corrientes -> "Agregar cuenta corriente".
  • Seleccionar el tipo de cuenta como Profesional.
  • Elegir de la lista "Personas sin cuenta", el profesional que se está imputando.
  • Editar el nombre y el número de la cuenta corriente. Solo si es necesario.
  • Hacer click en Crear Cuenta.

Anulación de la liquidación

A veces es necesario anular alguna de las liquidaciones realizadas. Para ello, hay que:

  • Ir a "liquidaciones pendiente" en el menú de la izquierda.
  • Buscar la liquidación a anular y apretar en "Ver".
  • En la pantalla de Vista e Impresión de la liquidación, aparecerá la opción "Anular" arriba.
  • Al hacer click, pedirá la confirmación.

Las liquidaciones que se pueden anular son aquellas que aún no fueron pagadas al profesional.


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