RAS Salud 1 y 2 (viejo)

Lección 1 de Facturación: Facturar a Obras Sociales

En esta lección, aprenderás a facturar a las obras sociales las prestaciones hechas en el mes.

La facturación a las obras sociales es el proceso de armar una factura oficial junto con un listado detallando las prácticas involucradas, para ser presentada a la obra social.   Este proceso crea un crédito por cobrar en la cuenta corriente de la Obra Social. Así, se puede saber en cualquier momento, los movimientos en dicha cuenta corriente. El proceso de facturación a obras sociales consta de 3 pasos, que se detallan a continuación.

Paso 1: Selección y edición de los detalles a facturar

El proceso empieza seleccionando los detalles que se facturarán. Dado que cada obra social tiene sus propios procedimientos para aceptar la factura, es necesario que conozcas el procedimiento para esa obra social en especial.
Pantalla de filtrado de facturación
Conocido ese procedimiento, los filtros posibilitados en la pantalla son:
  • Obra Social a facturar. Este filtro es requerido.
  • Plan. Plan de la obra social a facturar o la opción de facturar "todos" los planes.
  • Rango de fechas de cuando se hicieron las atenciones.
  • Profesional. Si se factura por algún profesional en particular. Generalmente es facturar a "todos". Este filtro es útil cuando hay algún profesional especial (como "Fisioterapia", "Laboratorio", etc).
  • Estado de los detalles de atenciones a facturar. Por lo general, se separan las atenciones que están para ser facturadas y las que están para ser refacturadas.
  • Tipo. Este filtro es requerido e indica si se facturarán los pacientes obligatorios, voluntarios o todos (no gravados, gravados y todos). Por lo general, las obras sociales requieren que ambos tipos de pacientes se facturen por separado.
Algunos casos comunes del filtrado según requerimientos de las obras sociales:
  • Facturar por tipo de plan, logrando una factura por cada plan. Esto es porque los precios que se convienen con la obra social, pueden diferir entre los planes.
  • Facturar los pacientes obligatorios (no gravados) y voluntarios (gravados) por separado. Esto es porque los gravados llevan un IVA del 10.5%. Mientras que los "no gravados" son exentos del IVA.
  • Facturar según el estado del detalle: una factura para las atenciones del mes y otra para las atenciones refacturadas.
Entonces, para facturar a la obra social, realizar lo siguiente:
  1. Filtrar los detalles que se facturarán.
  2. Hacer click en el botón "Buscar".
  3. Confirmar que los detalles que aparecen, son los correctos.
  4. Hacer click en el botón "Facturar".
Adicionalmente, hay otras acciones que se pueden realizar en esa pantalla. A saber:

Deducir coseguros pagados

Se usa en el caso de que el paciente haya pagado el coseguro en la institución y no en la obra social. Es así, que si la atención de la obra social es de $ 40 y el paciente, pagó un coseguro de $ 5, lo que se facturará a la obra social es $ 35. (40 - 5). Esta acción se aplica sobre los filtros establecidos en la parte superior.

Sincronizar precios del convenio

Actualiza el precio a facturar a la obra social a partir del valor que figura actualmente en el convenio. Esta acción es útil cuando los precios del convenio han cambiado y las órdenes fueron cargadas antes que el nuevo precio quede reflejado en el sistema.

Exportar a Excel

Obtiene todos los detalles que se facturarían con los filtros de la parte superior, en un archivo de Excel. Esto es útil para la prefacturación y revisión de las atenciones manuales.  

Edición de la orden (se activa con el click derecho en una de las atenciones)

Permite ver y editar manualmente la orden que se facturará. Este caso es útil para cargar algún dato adicional como el ingreso del número de autorización de la Obra Social o Agregar una práctica a la orden. También, para separar una práctica en dos. O, unificar en 1 práctica la atención.

Cambiar a "Gravado" y "No Gravado" (se activa con el click derecho en una de las atenciones)

Cambia el tipo de afiliación de paciente en forma rápida. Para ver los cambios actualizados, luego de realizar esta acción, pulse de nuevo "Buscar" con los mismos filtros.  

Poner en revisión esta orden (se activa con el click derecho en una de las atenciones)

Excluye esa atención de la facturación. Los detalles de la orden aparecerán en el estado "a revisar". Esto es útil para atenciones que tienen algún faltante. Por ejemplo, cuando el médico no firmó la orden impresa o no colocó el diagnóstico.
ATENCIÓN: Recordá controlar periódicamente las ordenes que fueron puestas en revisión, pues es muy posible que no se hayan facturado nunca.
 

Paso 2: Armado de la factura

Una vez filtrado los detalles, se procederá a armar la factura física correspondiente. Para ello, es necesario cargar algunos datos importantes:
  • Facturar a la razón social de dicha obra social.
  • Facturero. Con que facturero se hará la factura física. Puede ser A, B u otro que ya se haya cargado previamente en el sistema.
  • Número de factura.
  • CUIT de la Obra social.
  • Condición de IVA. Este campo es IMPORTANTE. Si se está facturando solo pacientes obligatorios, se recomienda dejar el IVA Exento (0%). Por el contrario, si se están facturado los voluntarios, conviene elegir el 10.5%. Es muy raro que se elija un IVA del 21%.
Pantalla de armado de la factura
Una vez cargada la información anterior, hacer click en "facturar". Se abrirán 2 ventanas:
  • la factura en formato PDF. Opción válida si está habilitada las facturas preimpresas.
  • Y el listado de detalles. (ver el paso 3 siguiente).
 
NOTA: al hacer el proceso de facturación, puede aparecer el mensaje "la cuenta no existe". Lo que quiere decir es que la cuenta corriente de la obra social, no está creada.
Para crear una cuenta corriente de Obra Social, hacer lo siguiente:
  1. Ir al menú Cuentas corrientes -> "Agregar cuenta corriente".
  2. Seleccionar el tipo de cuenta como Obra Social.
  3. Elegir de la lista "Personas sin cuenta", la obra social que está facturando.
  4. Editar el nombre y el número de la cuenta corriente. Solo si es necesario.
  5. Hacer click en Crear Cuenta.
Pantalla de creación de cuenta corriente
 

Paso 3: Impresión de los detalles facturados

Una vez hecha la factura, se procederá a armar la presentación a la obra social. La presentación a la obra social está compuesta de:
  • Factura A o B
  • Planilla con detalle de lo facturado
  • Órdenes internas impresas, con la firma del paciente y del profesional.
  • Adicionalmente, algunas obras sociales requieren la impresión de la planilla de vouchers.
Pantalla de impresión de detalles
  La planilla con detalle de lo facturado tiene los siguientes formatos disponibles, y se imprimirán en el formato pedido por la obra social
  • Formato por profesional. Lista de prácticas ordenadas por profesional.
  • Formato detallado. Lista de prácticas que incluye el Neto y el IVA.
  • Formato en bloques. Lista simple de cantidad de prácticas por profesional.
Elegido alguno de los formatos, presionar el botón de "Imprimir". Otras opciones posibles son: Exportar a excel los detalles facturados según el formato elegido. Útil para enviar por email. Impresión de vouchers. Sirve como carátula para ser abrochada con las órdenes de cada profesional, y así facilitar la presentación a la obra social.


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